1. Zwischen Outsourcing und aufwendigerem Kaffeekochen

    Martin Schellhaus erzählt, wie die Verwaltung die sensiblen Daten ihrer Bürger schützt / Privatsphäre ist gewahrt

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    RODENBERG (jl). Mal eben auf die Schnelle einen Kaffee holen, ist für Mitarbeiter im Rathaus nicht unbedingt so zügig erledigt. Sie müssen ihren Arbeitsplatz "gesichert" zurücklassen. Kein Phänomen der vor vier Monaten in Kraft getretenen neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern eine bereits seit einigen Jahren gelebte Dienstvorschrift, um die sensiblen Daten der Bürger vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen, wie der Datenschutzkoordinator Martin Schellhaus erklärt: "Für uns als Kommune hat sich das Thema an sich seit Mai nicht großartig verändert. Wir waren schon im Jahr 2000 hochsensibel im Umgang mit den Daten." Damals war ein neues nationales Datenschutzgesetz erschienen, das laut dem Verwaltungsangestellten "der größere Brocken" im Vergleich zur DSGVO war. Bereits vor vier Jahren entschied sich die Verwaltung für einen externen Datenschutzbeauftragten aus dem Osnabrücker Software- und Systemhaus ITEBO, mit dem sie im ständigen Austausch steht und der auch regelmäßig persönlich vorbeischaut. "Jemanden hier im Haus nur dafür zu beschäftigen, wäre nicht zu leisten", weiß Schellhaus, der die Schnittstelle zwischen dem Experten und den Bürgern bildet. Diese können sich bei Fragen jederzeit an ihn unter datenschutz@rodenberg.de wenden. Da gehe es dann um Fragen, ob eine Liste von Kindern und ihren Lebensmittelunverträglichkeiten in der Kita aushängen darf ("Darf sie nicht, das sind Gesundheitsdaten und die sind nach dem Datenschutzgesetz hochgradig geschützt"). Oder ob die Homepage einer Feuerwehr noch den datenschutzrechtlichen Bestimmungen entspricht. Oder inwieweit eine Videoüberwachung in den Freibädern gestattet ist. Seit einigen Jahren speichert die Behörde auch keine sensiblen Informationen mehr auf dem hauseigenen Server. "Sämtliche personenbezogene Daten sind ausgelagert", betont Schellhaus. Das Gros etwa aus Standes- und Einwohnermeldeamt sowie dem Gewerbebereich wird im Kreisrechenzentrum Lemgo gelagert. Davon ausgenommen sind die Daten aus der Finanzverwaltung, die liegen seit zwei Jahren auf DATEV-Servern in Nürnberg. Was vor Ort geblieben ist, sind zum Beispiel die Protokolle aus Rats- und Ausschusssitzungen. Die, erinnert der Datenschutzkoordinator, sind ohnehin öffentlich einsehbar. Neu sei seit der europäischen DSGVO jedoch die Möglichkeit, bei Verletzungen der Richtlinien auch gegen Kommunen Bußgelder zu verhängen, so Schellhaus. Zudem habe es eine Umkehrung bei der Beweislast gegeben. Habe früher die Landesdatenschutzbeauftragte kommunale Fehler nachweisen müssen, müsse nun die Gemeinde aufzeigen, dass sie alles richtig gemacht hat. Wie Mitarbeiter ihre Büros zu verlassen haben, ist nicht nur im Datenschutz, sondern auch in der internen Dienstvorschrift geregelt. Wo mit personenbezogenen Akten gearbeitet wird, muss es einen abschließbaren Schrank geben. So wie bei Schellhaus, der sich unter anderem um die Gewerbesteuern kümmert. Verlässt er sein Büro, muss er den Schlüssel freilich auch umdrehen und sicher verstauen. Zudem muss er seinen Computer passwortgeschützt sperren und die Tür verriegeln. "Das ist mittlerweile Routine", sagt er achselzuckend. Und so ist jeder Gang zur Kaffeemaschine - ebenso wie der zum Sanitärbereich - in ein kleines Koordinationsprogramm im Sinne des Datenschutzes eingebunden. Dass Bildschirme nicht in Richtung Tür ausgerichtet sind, versteht sich von selbst. Und der Sichtschutz von außen ist allein durch die hohen Fenster gegeben. In Büros mit mehreren Arbeitsplätzen wie im Einwohnermeldeamt gibt es Stellwände, die vor neugierigen Blicken schützen, und die Möglichkeit auf Einzelberatungen. Darauf wird explizit hingewiesen. Schellhaus abschließend: "Ich sehe uns sehr gut vorbereitet für den Fall der Fälle." Damit meint er eine Prüfung, die durch die Landesdatenschutzbeauftragte erfolgen kann. Foto: jl

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