Das digitale Zeitalter macht sich in vielen Bereichen eines Unternehmens bemerkbar. Eine Internetseite und die Kommunikation per E-Mail sind mittlerweile selbstverständlich. Im Rechnungswesen dominiert jedoch meist noch ein jahrhunderte altes Medium den Alltag. Denn über 90% aller Rechnungen werden immer noch per Papier versendet. Dies entspricht der gewaltigen Zahl von etwa 6 Milliarden Rechnungen pro Jahr allein in Deutschland.

Einsparung von Papier schont die Umwelt

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen und die damit verbundene Minimierung des Papierverbrauchs reduziert das CO2-Aufkommen gravierend. Bei der Herstellung von einem Blatt Papier entstehen 5 Gramm CO2, so dass bereits bei einer Einsparung von jährlich 20.000 Rechnungen zuzüglich der durchschnittlich 3 Kopien, die im Unternehmen angefertigt werden, rund 0,3 t CO2 vermieden werden können. Außerdem wird die Abholzung von Wäldern für die Papierproduktion reduziert. 

Doch ein Beitrag zu einer positiven Ökobilanz ist nicht der einzige Vorteil, den elektronische Rechnungen bieten. Für viele Unternehmen ist das Rechnungswesen einer der letzten Unternehmensbereiche, in dem durch den Einsatz der elektronischen Rechnung Kosten reduziert und Prozesse optimiert werden können. Was dabei aber oft vergessen wird: Wenn die gesetzlichen Vorschriften nicht eingehalten werden, drohen zahlreiche Probleme. Dies gilt zum Beispiel für die umsatzsteuerrechtliche Anerkennung für den Vorsteuerabzug oder die Archivierung der digitalen Dokumente. Der Sparkassen-RechnungsService bietet die passende Lösung für jedes Unternehmen. 

Informationspflichten verursachen hohe Kosten

In zunehmenden Maße erkennen Unternehmen, dass die papierbasierte Rechnungsbearbeitung nicht nur bürokratisch, sondern mit hohem Aufwand verbunden ist. Allein die Pflicht zur Aufbewahrung alter Rechnungen kostet die Unternehmen mehr als sechs Milliarden Euro pro Jahr. Damit ist sie mit

deutlichem Abstand die teuerste aller Informationspflichten der Unternehmen in Deutschland. Im Sparkassen-RechnungsService werden die Dokumente elektronisch und HGB-konform archiviert, so dass der Raumbedarf für ein Archiv deutlich reduziert werden kann. 

Kosteneinsparung durch Prozessoptimierung

Als Rechnungsaussteller kostet eine elektronische Rechnung im Sparkassen-RechnungsService weniger als der Ausdruck auf Papier, der anschließende Versand per Post und die erforderliche Archivierung. So beträgt zum Beispiel der Preis für eine elektronische Rechnung bei 10.000 Rechnungen pro Jahr nur 0,35 EUR (zzgl. MwSt.). Rechnet man nur die Portokosten von 0,55 EUR (inkl. MwSt.) dagegen, ergibt sich bereits eine Einsparung von über 1.300 EUR pro Jahr.

Weitere Einsparungen können als Rechnungsaussteller und auch als –empfänger erzielt werden, wenn die Bearbeitung der Rechnung im Unternehmen durch mehrere Hände geht. Durch die Einbindung in einen medienbruchfreien Workflow können Kosten für Kopien und Durchlaufzeiten reduziert und die Rechnungsdaten automatisiert in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. Durch die Anbindung des Sparkassen-RechnungsServices an die DATEV kann sogar auf eine beleggebundene Weiterleitung an den Steuerberater verzichtet werden. Außerdem fallen beim elektronischen Versand keine Postlaufzeiten mehr zum Kunden und Steuerberater an.

Der Sparkassen-RechnungsService im Überblick

Der Sparkassen-RechnungsService setzt alle Anforderungen an eine elektronische Rechnung um. Maßgeblich dabei sind 

- die umsatzsteuerrechtliche Anerkennung durch Einsatz der Elektronischen Signatur

- geringe Investitionskosten, d.h. für jedes Unternehmen und Gewerbetreibenden möglich

- eine benutzerfreundliche Umsetzung

- die Möglichkeit der Weiterverarbeitung in einem Workflow

- eine einfache und kostengünstige, aber trotzdem (rechts-)sichere Möglichkeit der Archivierung

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